對於很多剛在澳洲上學或步入職場的人來說，如何發郵件是一門學問。一封郵件不僅包含着你所想表達的需求，而且也體現着你的寫作素養。很多人因為不熟悉郵件內容的寫法和禮儀，讓郵件接收人心生不快，導致矛盾被激化或問題沒法解決。
今天，小編就和大家分享寫郵件需要用到的小知識~
文章重點：
· 英語郵件的結構構成
· 每個結構如何去寫
· 適合上班族和學生使用
· 其他郵件小知識點
郵件框架：
1. Dear (Hi) + Title + Name + 人名
2. Greetings問候
3. Main Body 郵件主體 （這裡不做陳述）
4. Valediction結尾
5. Signature落款
郵件開頭Title（稱呼）小知識：
· 常見的有 Mr, Mrs, Miss和Ms
· 在不確定女性收件人是否已婚，並隨夫姓的情況下，勿使用Mrs，用Ms即可
· 如確認對方為未婚，則用Miss
· 另外一種比較保險的方法是Madam，但後面不必加上她的姓氏
· 如果和對方不熟，且要討論的是正式事宜，則在 Title和姓氏前加上 Dear
· 如果和對方不熟，但要討論的並不是十分嚴肅的事宜，則可以用 Hi There
· 如果和對方十分相熟，且場合為非正式，則用Hi就行
· 如果不知道對方為誰，是和一個機構溝通的情況下，則用 To Whom It May Concern
郵件問候 Greetings基本用法
· Hope this email finds you well
· Hope you are doing great
· Hope you are safe and well （疫情之下很應景）
郵件開場白使用
· I take the liberty to write you this email
我冒昧地給你發這封郵件
· I am writing to discuss/ explain/ request
我寫這封郵件是為了討論
· Further to our telephone conversation/ previous discussion/ email exchange/ As we discussed before
在我們通話/上次討論/郵件交流的基礎上
郵件常用結束語
· Should you require further information/ Assistance/ Clarification, please do not hesitate to contact me
如果你需要更多的信息/幫助/解釋，請毫不猶豫地和我聯繫
· If you have any question, please feel free to contact me
郵件常用結尾
· Kind Regards 正式得體，推薦使用
· Yours Sincerely 十分地正式，建議只對尊敬的客戶使用
· Best Regards 用在氛圍比較輕鬆的郵件上
· Warm Regards 用在比較熟的朋友身上
· Many Thanks 求人辦事時使用
· Much Appreciation
大寫字母的使用
· 英文句子里，如果使用大寫，則代表着這段信息很敏感，一般只會用在上級對下級發佈重要任務時使用。
· 如果和同事、同學或客戶之間溝通，重要句子加粗或劃線即可，千萬不要換大寫，否則在英文語境中會給予人一種粗魯大喊大叫的感覺。
單詞使用比較
Can vs Could, Will vs Would
· 從字面上來說，Can 和 Could只是時態的不同（下面兩組單詞也一樣），但用在Email上，效果則是完全不同的。
· Can (Will) you please do this for me 比起 Could (Would) you please do this for me，前者則要生硬地多，帶有命令性。如果你是領導，則可使用前者，不過一些善解人意的管理者也會使用後者，讓員工感受地更貼切。
· 如果別人使用 Could (would)來請求你辦事，你用 Could (Would)來回復則有我接受你的建議，但不一定去做的意思。
· 如果你用了 Can (Will)來回復，則代表着你會竭力去完成這件事。
Want VS Would like
· Want是 「要」 的意思，但在郵件里說 「I want」 則會給人一種你是沒教養的三歲小孩，或者留下一種飛揚跋扈的印象。
· 對比 「I want this document back tomorrow」和 「Could I please have this document back tomorrow」，前者會讓人故意拖延不辦，如果使用後者，效果則會相反。
· Want的另一個替代則是 Would Like。比如提建議， I would like to suggest 則比 I want to suggest 則要好聽許多。
· 很多句子都有委婉的說法，比如 「I think you should do it that way」 就沒有 「I feel you should do it that way」那樣好
其他小知識點
郵件里CC和BCC的區別：
· CC 英文全稱：Carbon Copy(抄送)，意思是你群發郵件給多人，想讓他們看到你也給其他人群發了，並且知道其他人的郵箱地址
· BCC英文全稱：Blind Carbon Copy(暗抄送)，同樣是群發郵件，但是別人不知道你給其他人也群發了相同的郵件
寫郵件時，先不要輸入收件人的地址，而應該先把內容以及要上傳的資料粘貼在郵件里後再發送。這樣可以避免不小心發送內容不完整的郵件，從而給別人留下不好的印象~
收到別人的郵件後，應該及時回復，如：Thanks for your Email, Noticed Thanks等
這些就是一些日常郵件英語寫法小常識，希望能幫助到大家。但最重要的是，平常要多去積累，千萬不要在寫信前的10分鐘，才想起來不知道怎麼去寫，臨時抱佛腳喲~
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