前段時間，我們會計事務所給一位布里斯班的小生意經營者做財務。這一單我們做的有些震驚。畢竟這都2019年了，這家公司竟還在用一台普通電腦，且沒有任何其他的輔助軟件來辦公。每次他們都是拿一個裝滿紙質資料的紙盒子給我們會計，我們會計做完了再把紙殼子還給客戶，接着打出一份BAS讓客戶去簽字，整個流程讓雙方都是苦不堪言，因為效率太低太慢了。而工作效率低對小生意來說，就是致命的漏洞。經營者們不妨靜下來好好想一想，你有沒有忽略科技？
你要麼出眾，要麼出局
還記得2012年，Xero雲端會計軟件公司剛上市的股價才四塊多澳幣，現在的股價已60多塊錢了。所以如果你一直沒有跟上科技所帶來的便捷，提高工作效率。那麼隨着小生意市場日益激烈的競爭，你的經營就容易陷入一種疲憊的感覺。
就拿發郵件這事來說，現如今Email的溝通工具中心平台上已衍發出很多的插件，但如果你完全不知道也不會用。還像以前那樣，打開Email看完之後發現這事不能立刻解決，當下就只能把email關掉，那麼事後你大概率會忘記這件事。等到想起來的時候，為時已晚，匆匆補救，疲憊感徒然而生。但其實隨着科技的更迭，Email早已擁有了提醒新功能，當下不能解決的Email，可以設一個睡眠設置，讓它明天5點彈出來，或任何一天再彈出來。
再比如說，您晚上辦公至深夜12點了，您不想這個時候發給客戶打擾到他們，就只能擱置，可到了第二天早上，七七八八的事一來，很容易就忘記了要給客戶發郵件，很可能導致莫名其妙的跑了一單，或者是用更多的時間去和客戶解釋，疲憊感日漸增加。但其實現在您大可以設置一個定時發送，在第二天的8點再把這個Email發過去就好了。還有設置模板，當客戶的訂單或是諮詢來了，你通常第一步會讓客戶去提供一些信息，可這些看似需要花很多時間溝通才能完成的事，現在都可以設置各種各樣的模板，Email慢慢的會衍生成一個您跟客戶溝通的中心，大大地節約時間。
得科技者，得一半天下
對於小生意經營者來說，他們時常有個錯覺，覺得我們是小企業，哪裡需要什麼科技，等生意做大了再弄！其實這就錯了，而且大錯特錯。往往因為是小生意，才更加依賴於科技。由於小生意剛起步時，無論從資金、還是人力，都需要做到分秒必爭。可惜時間只有這麼多，到底時間應該花在哪裡？我想大部分的經營者都知道，主要應該放在產品和服務上。可如果這時候，你卻因為花了大把的時間花在後台財務系統，比如說市場，客戶關係管理，包括有些潛在的IT，甚至是人事上，那真是得不償失。
試想一下，無論是您去跟銀行貸款，還是及時分析您企業的財務狀態，信息的回饋都很慢。如果客戶來的多，那您還能不能做有效的第二次推廣了？這個客戶來了以後，您能不能以最快的速度拿到基本的信息？這些看上去很花時間和人力的事，但其實只要通過簡單的科技，和一些小軟件就可以完美的解決了。那麼省下來的時間，就可以讓您把有限的時間盡量多投入到您的產品和服務當中，在市場上打磨您的產品和服務，這樣小企業才能慢慢脫穎而出，否則您只能永遠跟其他的競爭對手拼時間。
小企業的財務系統，不是紙盒箱
回到開頭，我們給大家講的那個真實案例。當會計收到了裝滿紙質資料的紙盒子時，我們就不得不重點說一下，財務系統。
在我們看來，很多人對財務系統的問題都看的太分散了，有些客戶用公司的賬戶去付一些個人的賬單，或者有些公司上的費用，您會用自己的信用卡去支付，還有一些是直接付現金，在這種情況下，如果你讓一個會計把好幾個渠道的信息全部整合在一起是需要大量時間去溝通和審查，導致的結果就是每次花大量的時間和會計溝通以及整合這些數據，結果沒有花更多的時間來討論您這些財務上的節稅方案，以及哪些成本上的控制，明明這些才是您應該花更多心思去雕琢的內容。
長此以往，這樣周而復始的把時間浪費在溝通，審查和整合數據上，您的企業增長勢必會比較慢。再加上本來澳洲市場就不大，如果您把這個周期放得更慢一點，您再去搶這個市場，到後面就會更加的難。所以我們財務筆記就來簡單介紹一下，現在澳洲雲端財務軟件的一個生態系統。基本上，老牌的財務軟件像MYOB、Quickbooks、Reckon他們都是比較主流的、大牌的雲端軟件。
到後來2012年Xero就異軍突起，因為他最開始就是從雲端開始做的，所以他發展確實比較迅速，而且從業界的回饋來看，我們會計用戶體驗來說，確實Xero比較好用。所以如果您是零基礎的用戶我們還是非常建議用Xero。如果您是微小企業沒有員工，Xero只需要10塊錢一個月就可以了。
而這10塊錢能提供什麼樣的功能呢？首先他跟您的銀行賬戶聯通，所以您作為普通用戶只要記住兩個原則就好了: 一是跟您生意相關的所有收入和支出全部經過銀行賬戶上，剩下的我們會計在做賬的時候，如果我們不確定您的這筆支出和收入，我們是有方法去跟您確認的。 二是現在手機都是隨身帶了，您只要能做到每次支付花費的Invoice或者這個小票您拍個照就好，存到您的手機一個月一個季度也好，還是一年也好，您就集中發給會計，就這麼兩三件事情，其他的就交給會計去解決就好了。
如果說您覺得10塊錢都不捨得花，那基本上現在我們會計也可以做到只要您允許我們會計事務所去下載您的銀行賬單，當然這裡請注意我們不是登錄到您的銀行賬戶，這樣不安全，我們是用第三方的軟件，只要我們發給您一個鏈接邀請，您核准我們去下載您的銀行賬單就行了。
我們直接就可以下載您過往365天，180天的每筆交易記錄。同時如果您所有支出都有給Invoice拍照，那這個帳就是完整的。工資這塊則是相對獨立和繁瑣的一塊。而且從今年7月1號開始政府做了很大的改革，決心要杜絕付員工現金的問題。所以最晚，小生意從9月1號開始必須要選一款軟件，通過這個軟件系統去報給稅務局提交您的員工薪資和扣稅情況，包括養老金。現在市場上會有一些免費的single touch payroll肯定不太好用的，剩下的主流單機您只要這一個功能的話，大概是10澳幣每月。
因為都是雲端的軟件，在此生態系統中，他們會開發更多很小的應用，比如現在這些做零售的企業，大家都要有終端收銀機。我記得大概2012年如果您和銀行簽Pos機，則需要一簽就是5年合同。您如果提前把這個5年計劃終止您就要交違約金(Canecellation fee)。當然現在幾乎沒有銀行會收了，因為市場競爭開始變大，像一些雲端技術設備也會提供一些pos機。
刷卡首先手續費會比銀行便宜，攜帶也很方便，你見客戶就可以直接刷卡，這個錢不單是付掉了，而且還直接跟您的財務系統就連通好了，對會計也不必做過多的解釋，只要跟會計把流程理順了，剩下大家做各自的工作就好。
還有催款，我們可以利用軟件，與銀行賬號聯通。設定比如14天還款期或30天還款期，Invoice到了還款期軟件直接發給客戶，如果客戶看到卻還是沒有付掉的話，它還會有第二種情況。第二種怎麼回復客戶的模板也是您來設，最後客戶支付了，它也會給客戶發一個確認支付的信息，整個流程非常的通暢，這樣在您催賬的過程中其實是幫您省了很大的一部分前期力量，剩下還未付款的客戶就可以打電話發信息提醒，這些地方都是可以做成一個流程。
還有供貨商，如果說您的這個行業需要有大量的交易，比如零售業，每天要付很多的賬單，通常來說您給供貨商（Supplier）一個特定的Email，讓他們直接發您Email就好了，Email會把他們賬單上面的數字全部抓取下來，直接放到您的Xero上，所以供貨商發的賬單您直接會在Xero某一個界面看到，然後決定是要付還是不付，然後您這一周到底付幾個，都由您自己來靈活掌控，這樣又大大節省了您的時間。
庫存管理其實對很多批發經營者們是挺大的問題，尤其是做電商的行業，他們需要專門做庫存管理，我看到網上有很多庫房直接整合外包，您只要在國內選好貨，跟他們聯繫，這個貨全部入他們的庫房，設好Barcode往哪個地方發貨，然後跟您的這些財務系統全部連在一起，庫存量是多少都是及時被監控，這對您做生意上的決策幫助會很大。
關於軟件我給大家的建議就是聽專業人士的介紹，選好一款您就堅持用下來，沒有必要花更多的時間去比較，每個軟件都有各自的長處和短處，您最寶貴的時間用在您的產品或服務上。而且使用軟件也有習慣方便的原因，有些軟件上手，是需要一段時間，快的兩周至一個月，慢的兩三個月，不要突然間去試那麼多的軟件，要一個一個的去試。
總 結
最後是給大家的忠告，軟件確實能幫助大家解決很多問題，但最終它不可能全部都自動化，不必把它想的那麼完美。試想一下，如果一個軟件每天能幫你省掉10分鐘至20分鐘，那麼假如您的團隊有5到10個人，每天每個人都在節約時間，在這種情況下您團隊的規模就會越來越大。
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