對於許多小生意來說，處處都要精打細算，沒有過多預算來請人專門記賬，只好平時自己來記錄， 財政年度末尾將記錄交給會計做最後的梳理和申報。
那您知道會計最需要的是哪些數據嗎？怎樣記錄最為有效率？都有哪些免費的記賬工具提供給小企業主？
本文將給小生意主們做一個完整的梳理，讓您的會計和您自己都提高效率進而降低您的記賬和會計費用。作為會計，每年或每個季度都會收到客戶提供的原始記賬數據。有些信息客戶花了不少時間整理出來，但有可能不是會計需要的或者可以以一種更有效率的方式呈現出來，本文也會告訴您什麼信息才是會計需要的和您應該怎樣來記錄這些信息？
信息提供基本原則
完整性
提供的資料或信息需要具備完整性，有時候客戶可能給的資料不是一個完整的財政年度/季度；又或者客戶同時有好幾個銀行賬戶，卻只提供了其中幾個;再有可能還有許多現金交易，但沒有提供相應的收據或憑證，等等。這些都會導致會計花費大量的溝通和等待時間在信息的收集上，所以每次提供資料您都要確保時間段和資料渠道的完整性,將所需資料清單固定下來，這樣每次提供的時候按照清單來提供就好。我們每次做年度賬目的時候，會根據每個客戶不同的情況，具體給出清單，方便自己的客戶。
中心化
參照第一條，如果你的交易記錄信息渠道廣泛，比如銀行賬戶頗多，還有微信支付，Paypal，現金交易等等，那麼在記賬的時候，就需要花費額外的精力和時間去各個平台收集這些信息，所以原則就是能盡量少用其他交易渠道的話就盡量少用，讓數據盡量都集中在一起,或者利用第三方平台，比如 Xero，將各個交易渠道的信息都匯總到一個第三方平台來處理數據，這樣就避免人為的信息匯總，一來減少錯誤，二來節省大量時間。
電子化
電子化對於現階段的小生意來說主要意味着兩點：一，減少或避免現金交易，這樣所有的交易記錄都能在 bank account 或者電子支付系統里體現出來，保證完整性和相對的在中心化；二，將所有交易記錄相關的invoice,receipt以及其他supporting documents統一掃描備份或者直接能利用會計軟件將相應的掃描文檔關聯到每筆交易(Xero, MYOB和Quickbooks目前都有此功能)。做好這一步比較不容易，需要對企業的數據處理流程有很好的認知，並能嚴格執行。目前這方面輔助的軟件也很多，會在下面着重介紹一下。
自動化
如果生意已經能比較自如的完成上面所述的三個要求，那麼可以利用自動化再錦上添花，隨着 invoice/receipts上的信息自動化抓取，相應的賬目會由軟件自動操作完成。大部分的小企業都還做不到這一點，因為前期需要花比較多的時間讓會計培訓和設置，成本上前期會相對高一些，但是從長期來看，這大大降低了企業數據錄入的成本。當然也不需要過分迷信自動化，比起自動化來說，更重要的是日常的數據處理流程，是否企業的每個員工都能整齊劃一，按照統一的流程來操作，企業反而應該放更多的資源在這方面，看到的成效可能會更為顯著。
記賬軟件推薦
有了以上的原則，那麼再來和會計溝通提供資料和數據的時候，就會比較容易了。那我們就介紹幾款相關的財務軟件，讓大家更好地了解他們的功能。
會計軟件：Xero和MYOB價格會貴一些，但是上手和用戶體驗絕對優於Quickbooks & Reckon one。確定了財務軟件，中心化和完整性的問題就解決了大部分了，如果確實有現金收入和支出的話，這部分每個季度/年度需要單獨整理提供給會計師。
掃描和抓取設備：現在輕巧掃描儀款式很多，個人比較喜歡ScanSnap & Canon兩個品牌，速度快且穩定。掃描完成的同時，就能完成雲端或者 email 的同步存儲，甚至直接與會計信息共享。不管存儲在哪裡，如果企業所有文檔都能完整及時的完成電子檔存儲，能任意關鍵詞搜索，就已經滿足最基本的電子化要求了，至於說是否能再提升一步，將裏面的數字信息進一步自動抓取和分類，不強求，因為一個是可以人工來處理，二一個目前的抓取軟件（Hubdocs, Receipt bank, ezzybills 等）的準確率還不能達到100%，還是需要人工核實。
企業支出管理&記賬自動化：Divipay是我目前用到的最好企業支出管理軟件，它甚至還能產生多個虛擬credit cards在Apple Pay，用於控制預算和員工自動刷卡, 大大節省了時間。企業的其他賬單，可以讓供應商直接發到指定email，Divipay 會自動抓取銀行信息，按照指示安排付款，所以每周只需要登錄一次，集中管理和安排企業這個時間段的費用支付。更加神奇的是，Divipay會和 Xero 關聯整合，只需要首次匹配相應的會計賬目，之後它會自動匹配到同一個賬戶進行記賬，大大提高了自動化的程度。
01 所需資料清單中文翻譯範本
- CBA Business Account (1234) Statement for the period 1st July 2017 to 30th June 2020 (注意時間段和bank account number，如果 Internet Banking 不能產生完整的 PDF，就需要下載其他格式的 transactions, 如果不清楚怎樣下載，再聯繫會計師)
- CBA Complete Home Loan（5678）Statements for the period 1st July 2017 to 30th June 2020 （注意時間段 & bank account number。如果 Internet Banking 不能產生完整的PDF，就需要下載其他格式的 transactions。如果不清楚怎樣下載，再聯繫會計師)
- Details of any assets sold or purchased including： 1. Motor Vehicles （包括購買的 invoice, 如果有貸款的話，也需要提供loan repayment schedule 。） 2. Equipment 3. Property 4. Rental property address 5. Purchase date of your property 6. Purchase price including the incidental costs – legal fees; inspection fee; transfer/stamp duty; a registration fee of land title transfer (If you cannot remember, you can provide the property purchase settlement statement from your solicitor). 7. Date property first earned rental income 8. The market value of the property when first started renting (this value is going to be used as the cost base when calculating the capital gain in the future, it would be great if you can get an independent/professional valuation for the property). 9. Depreciation report prepared by the quantity surveyors.
- （1）Shares（需要知道股票的購買時間，金額和股票數目；出售時，也是如此 。） （2）Other
Any other information that may be relevant to completing your financial statements and income tax returns.
當財務系統還停留在鞋盒小票和excel的年代，你的所有重大決策就只能靠估計和瞎猜。只有在這個財務系統基礎設施建成後，決策人才能更加專註於戰略和制定商業計劃，尋找後面的投資者融資/銀行融資。如果沒有及時準確的財務數據，就無法跟蹤商業計劃中的目標和里程碑，無法衡量KPI，無法採取糾正措施，也無法利用潛在商業機會。磨刀不誤砍柴工，希望上述內容能給您帶來一些啟發，對您的創業有所幫助。
財富筆記會計事務所成立於2008年，10多年來我們為昆州中小企業打造更有效，低成本的財務和運營系統，幫您的企業向雲端數字化轉變，隨時隨地讓財務數據為您做出正確決策，為企業提供更多發展機會！讓您的企業在同行業中脫穎而出！
2018年開始財富筆記會計事務發行同名中文商務雜誌《財富筆記》，三年來受到了昆州華人讀者的喜愛與肯定。
