十年運營，實例講解！財富筆記有五條事倍功半的經驗，送給你

fortunenote

4 years ago

財富筆記是昆州CPA會計事務所，與超過600家中小型企業客戶打交道，他們有的是華人生意主，有的是西人生意主，還有的是專業人士。

我們了解他們每天都在為了什麼樣的問題而煩惱，了解他們都是因為什麼樣的原因成功或失敗，我們致力於以他們的獨特視角，通過《財富筆記》中文商務雜誌的平台，來講述這些故事，讓大家從中得到啟示。

我們自己也是企業主，我們也遇到和其他生意以及專業人士一樣的問題，怎樣在有限的資源下擴展生意？滿足什麼條件下才是添加人手的最佳時機？

我們願意拿出資源和時間將我們之前成功和失敗的地方做一個梳理並與大家分享與討論。以下五條經驗總結，也是我們能提供給昆州華人生意和專業人士獨一無二的實用內容。

提高效率的辦公軟件

在運營企業初期，企業主往往會事無巨細地處理所有大小事。剛開始這會讓你感覺很充實, 當客戶累積到一定數量，效率就會變成一個您不得不考慮的問題了。你有沒有發現客戶的問題越來越相似？你要準備的文檔也越來越重複？操作的步驟也越來越標準化？這個都是明顯的信號，提醒你工作流程需要標準化和系統化了。制定Checklist、Email Template、Standard Operating Standards…… 這些都是一勞永逸的工作，不但可以幫助您熟悉整個操作流程，還可以在培訓新員工時直接用來當作操作守則。以下這些工具或資源可以幫助您建立自己生意相關的Documents System（文檔系統）。

Google Gmail Canned Responses

在Gmail里建立文本模板, 在撰寫Email的時候隨時可調出來使用。例如我們財富筆記會計事務所，利用Gmail來建立文本模板，從開始和客戶接觸，服務所需資料清單，再到後續補充資料，年度退稅和報表Review，每一個步驟需要用到的Email Template, 只要針對每一個客戶, 稍加修改, 就可以進行下一個步驟了。

Evernote

財富筆記財富筆記會計事務所超級喜歡 Evernote！它能幫助我們事務所將每一個專業關鍵詞Key Word細分化。

根據某一個關鍵詞，我們可以建立許多相關的筆記。比如汽車相關費用Car Expense，我們會在關鍵詞下面建立案例分析，收集各類相關的案例來幫助我們的客戶解釋相關問題。

我們還會在其下面建立Rates，搜集與motor vehicles相關的稅率，便於我們自己參考和工作。視頻、網頁、音頻、截圖，將所有對您有用的碎片化信息放到一起，將來在總結編輯的時候信息更全面。

上述工具不知道幫我們節省了多少時間！也許剛開始您還不習慣花時間去嘗試這些工具來建立一套自己的信息系統，但請相信我，過一段時間，您將會變得離不開他們。

客戶選擇策略

每個生意開始前，無論是做實體服務，零售還是網上生意，一定要充分研究好您的客戶群。我將用我們自己真實的案例告訴您，了解您的客戶群的重要性，這是您生意上開始真正迅速擴張的第一步。

客戶選擇即您客戶群定位的問題。十多年前，我剛開始兼職運營財富筆記會計事務所的時候，也是在各個論壇和報紙放廣告，價格要定的便宜一些，最初的想法就是這樣會招來更多的客戶。很快就意識到了對於我們會計這個行業來說，客戶群定位不好，對事務所將是致命性的打擊。

主要原因是由價格因素而不是服務質量和專業性誘導的客戶，非常可能對稅務本身也不是很重視，其家庭收入和教育水平偏低的概率很大。

這就導致在我們服務這群客戶時，常常會遇到想要偷稅漏稅的諮詢，又或需要向客戶解釋和稅務本身不相關的問題，而不是專註於稅務優化的工作。

長久下來的狀況會變成：收費低、業務處理慢、推薦來的客戶相同，我們要保證服務質量的同時，很難以這樣的價格運作下去，生意很難快速增長。所以在您鎖定客戶群的時候，最好先確定幾個重要的標準，並不是客戶越多越好，至少對我們服務行業來說是這樣的。

制定出尋找客戶標準的好處是這部分的客戶群我們最為熟悉，我們能夠提供最專業的服務給這些客戶，我們可以和這樣的客戶共同成長。

差異化

為什麼客戶要找我們提供財務和稅務的服務？我們和其他會計事務所相比有什麼優勢和不同？什麼樣的客戶是我們最願意服務並有足夠的資源和能力服務好的？

光靠價格來吸引客戶至少對於服務行業來說, 絕對絕對不是一條持久之計！這一點在前面已經做了比較詳盡的闡述。網絡和報紙上會計師事務所退稅廣告很多，看起來都是很高大上的，CPA、CA無所不能。作為客戶，真的很難分辨出優劣。

最後只能是看廣告設計、憑感覺。那時候我們很快就停止了在報紙上刊登廣告，因為回報率感覺一般，而且這個回報率的測量也只是估算。如果客戶沒有告訴你是從報紙看到你的信息，你是不知道廣告的效果的。

之後我們開始針對某些行業類別做推廣，這樣的好處是：

1、使我們能在某些特定行業或類別的客戶群當中脫穎而出。

2、我們會在一段時間內處理大量的同行業客戶，使操作和業務方面迅速提升，積累大量經驗。可以說是對客戶和自身雙贏的局面。

Less is more，對小企業來說，大而全不如小而精

我們經常會和客戶聊天得知，他們每天都很忙碌，凡事親力親為。論節約成本，我們華人確實有一套。可是有時候和那些生意規模較大的客戶見面時，他們似乎都很悠閑且非常有條理。他們更願意為所有職位找到最合適的人，自己跳脫出來去觀察生意本身的運營。

當然人們總會找到無數的理由來反駁，小生意市場不夠大，沒有資金僱外部人士來操作，等等。我自己當初也是這樣想的，自己做廣告設計、研究軟件…… 我確實是省了幾百塊錢，暫且不說我自己設計的東西好不好，就是我自己研究的那些時間，如果用來做專業知識的進修或業務推廣，我相信它創造的價值要遠遠高於那幾百塊錢。