财富笔记是昆州CPA会计事务所，与超过600家中小型企业客户打交道，他们有的是华人生意主，有的是西人生意主，还有的是专业人士。
我们了解他们每天都在为了什么样的问题而烦恼，了解他们都是因为什么样的原因成功或失败，我们致力于以他们的独特视角，通过《财富笔记》中文商务杂志的平台，来讲述这些故事，让大家从中得到启示。
我们自己也是企业主，我们也遇到和其他生意以及专业人士一样的问题，怎样在有限的资源下扩展生意？满足什么条件下才是添加人手的最佳时机？
我们愿意拿出资源和时间将我们之前成功和失败的地方做一个梳理并与大家分享与讨论。以下五条经验总结，也是我们能提供给昆州华人生意和专业人士独一无二的实用内容。
提高效率的办公软件
在运营企业初期，企业主往往会事无巨细地处理所有大小事。刚开始这会让你感觉很充实, 当客户累积到一定数量，效率就会变成一个您不得不考虑的问题了。你有没有发现客户的问题越来越相似？你要准备的文档也越来越重复？操作的步骤也越来越标准化？这个都是明显的信号，提醒你工作流程需要标准化和系统化了。制定Checklist、Email Template、Standard Operating Standards…… 这些都是一劳永逸的工作，不但可以帮助您熟悉整个操作流程，还可以在培训新员工时直接用来当作操作守则。以下这些工具或资源可以帮助您建立自己生意相关的Documents System（文档系统）。
Google Gmail Canned Responses
在Gmail里建立文本模板, 在撰写Email的时候随时可调出来使用。例如我们财富笔记会计事务所，利用Gmail来建立文本模板，从开始和客户接触，服务所需资料清单，再到后续补充资料，年度退税和报表Review，每一个步骤需要用到的Email Template, 只要针对每一个客户, 稍加修改, 就可以进行下一个步骤了。
Evernote
财富笔记财富笔记会计事务所超级喜欢 Evernote！它能帮助我们事务所将每一个专业关键词Key Word细分化。
根据某一个关键词，我们可以建立许多相关的笔记。比如汽车相关费用Car Expense，我们会在关键词下面建立案例分析，收集各类相关的案例来帮助我们的客户解释相关问题。
我们还会在其下面建立Rates，搜集与motor vehicles相关的税率，便于我们自己参考和工作。视频、网页、音频、截图，将所有对您有用的碎片化信息放到一起，将来在总结编辑的时候信息更全面。
上述工具不知道帮我们节省了多少时间！也许刚开始您还不习惯花时间去尝试这些工具来建立一套自己的信息系统，但请相信我，过一段时间，您将会变得离不开他们。
客户选择策略
每个生意开始前，无论是做实体服务，零售还是网上生意，一定要充分研究好您的客户群。我将用我们自己真实的案例告诉您，了解您的客户群的重要性，这是您生意上开始真正迅速扩张的第一步。
客户选择即您客户群定位的问题。十多年前，我刚开始兼职运营财富笔记会计事务所的时候，也是在各个论坛和报纸放广告，价格要定的便宜一些，最初的想法就是这样会招来更多的客户。很快就意识到了对于我们会计这个行业来说，客户群定位不好，对事务所将是致命性的打击。
主要原因是由价格因素而不是服务质量和专业性诱导的客户，非常可能对税务本身也不是很重视，其家庭收入和教育水平偏低的概率很大。
这就导致在我们服务这群客户时，常常会遇到想要偷税漏税的咨询，又或需要向客户解释和税务本身不相关的问题，而不是专注于税务优化的工作。
长久下来的状况会变成：收费低、业务处理慢、推荐来的客户相同，我们要保证服务质量的同时，很难以这样的价格运作下去，生意很难快速增长。所以在您锁定客户群的时候，最好先确定几个重要的标准，并不是客户越多越好，至少对我们服务行业来说是这样的。
制定出寻找客户标准的好处是这部分的客户群我们最为熟悉，我们能够提供最专业的服务给这些客户，我们可以和这样的客户共同成长。
差异化
为什么客户要找我们提供财务和税务的服务？我们和其他会计事务所相比有什么优势和不同？什么样的客户是我们最愿意服务并有足够的资源和能力服务好的？
光靠价格来吸引客户至少对于服务行业来说, 绝对绝对不是一条持久之计！这一点在前面已经做了比较详尽的阐述。网络和报纸上会计师事务所退税广告很多，看起来都是很高大上的，CPA、CA无所不能。作为客户，真的很难分辨出优劣。
最后只能是看广告设计、凭感觉。那时候我们很快就停止了在报纸上刊登广告，因为回报率感觉一般，而且这个回报率的测量也只是估算。如果客户没有告诉你是从报纸看到你的信息，你是不知道广告的效果的。
之后我们开始针对某些行业类别做推广，这样的好处是：
1、使我们能在某些特定行业或类别的客户群当中脱颖而出。
2、我们会在一段时间内处理大量的同行业客户，使操作和业务方面迅速提升，积累大量经验。可以说是对客户和自身双赢的局面。
Less is more，对小企业来说，大而全不如小而精
我们经常会和客户聊天得知，他们每天都很忙碌，凡事亲力亲为。论节约成本，我们华人确实有一套。可是有时候和那些生意规模较大的客户见面时，他们似乎都很悠闲且非常有条理。他们更愿意为所有职位找到最合适的人，自己跳脱出来去观察生意本身的运营。
当然人们总会找到无数的理由来反驳，小生意市场不够大，没有资金僱外部人士来操作，等等。我自己当初也是这样想的，自己做广告设计、研究软件…… 我确实是省了几百块钱，暂且不说我自己设计的东西好不好，就是我自己研究的那些时间，如果用来做专业知识的进修或业务推广，我相信它创造的价值要远远高于那几百块钱。
同期出来的会计同行，他们前期的投入和雇佣专业人士确实会是不少的花费，但几年过后呢？我发现他们客户增长的速度要比我快很多，我可能是前几年省掉了几笔开支，净收入会比人家多，但长期来看，我可能失去的更多。
当我发现这些问题的时候，我为自己制定的计划是要解放自己至少50%的工作时间：
1 列出自己每天日常工作的清单
2 按主次划分出来, 将那些可以由别人替代的项目划分出来
3 外包给更专业的人士或是大力培养内部员工, 来代替自己的工作
4 着重于自己不可被别人替代的部分
在创业的道路上，要对周边的人真诚，乐于帮助身边的有缘人
这句话听起来比较空，但一路走来我发现，当你想着先想着能为别人提供什么，而不是你能从别人能获得什么，最后你总是会得到回报的。即使是同行业的竞争关系，至少在华人本土的会计师事务所行业来说，我发觉到最后其实并没有竞争到你死我活的那个地步。
和同行探讨与分享经验，互相就专业问题上取长补短，相互支持，只会让您的事业更加顺畅。在人际社交活动或研讨会上，一个帮助、一个信息，总会使您得到别人的信任, 日后可能转变成您的客户。
还有一点很重要，就是要相信自己！创业初期，我自己也是一边上班，一边在扩展自己事务所的生意。这样确实风险很小，但同时期有勇气辞职全职来拓展会计生意的同行，客户增长速度要快很多。要不是自己当时太看重那一年固定的薪水，要是能更加坚定自己的初衷，我相信那是的事务所生意会增长地更快。
道理大家都懂，但实际操作的时候，总会有犹豫的地方。作为小企业，你有什么想要分享的内容吗？关注公众号，给我们留言。
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